Formation Paie

Après que l'URSSAF ai fait son contrôle mais aussi durant un redressement la reprise des cotisations et contributions sociales se fait dans un délai de 3 années (civiles) plus l'année en cours.

Pour exemple, si une mise en demeure est envoyé le 11 octobre 2012, les cotisations comptées en 2009, 2010, 2011 et 2012 seront exigibles. Attention quand même car le contrôleur URSSAF peut très bien vous demander la consultation de documents antérieurs. Pour le calcul de vos cotisations entre 2009 et 2011, relevé les revenus de 2007 à 2008 et bien sûr leurs justificatifs.

Quelques cas différents peuvent cependant montrer le bout de leur nez, comme pour le constat de travail illégal de la part de l'inspecteur, vous devrez justifier vos prescriptions de 5 années plus l'année en cours.

La législation concernant les cotisations sociales étant en perpétuelle évolution, sans oublier la complexité du sujet, il est donc de plus en plus délicat de garantir une paie de qualité. Pour aider ce manque de visibilité, un audit est conseillé. Cet audit va vous permettre de crédibiliser, justifier, vos pratiques concernant la paie par rapport au législations en vigueur.

D'après Antoine Fonteneau, juriste en droit social chez GEREDO, la plupart des audits effectués révèlent des anomalies, même pour le cas des grandes entreprises, il reste compliqué d'être en règle.

En collaboration avec le service RH, l'auditeur receuille plusieurs informations et documents nécessaires et cela après avoir établi un plan d'action de l'audit de paie et de ses objectifs. Selon la taille de votre entreprise, l'auditeur procédera à un échantillonage ou bien à la totalité des bulletins de salaires et effectuera des tests de conformité.

Catégorisée par domaines, une synthèse qui reprend les anomalies rencontrées ansi que les risques encourus est établie. Comme le signal Antoine Fonteneau, les anomalies touchent le plus souvent la durée du temps de travail, les heures sup, les absences mais également, les réductions des cotisations.

Après cette analyse l'auditeur passe alors à la formulation de ses préconisations. L'auditeur peut également prendre le costume de conseiller et vous apporter des idées pour la maitrise de vos méthodes. En généralité, l'audit de la paie permet aussi de rassurez l'ensemble des employés sur le fait que l'entreprise entreprend des contrôles régulièrement sur ces pratiques de paie et tout le monde sait que la paie reste un sujet sensible.

La DADS-U ou Déclaration Annuelle des Données Sociales, exigée à toutes les entreprises étant sous le régime général et des collectivité publiques. Cette déclaration a été élaborée dans le but de récolter, à l'aide d'un logiciel de Paie, la masse de données qui s'adresse à un seul individu. Cette personne a pour rôle de contrôler et de diffuser ses données aux organismes impliqués.

Le logiciel adéquat pour cette opération doit nécessiter une soumission à la norme 4DS V01X06, au cas où vous ne possèderiez pas de logiciel de ce type, vous avez toujors la possibilité de vous adresser directement à vos organismes.

La DADS-U est a envoyée au plus tard le 31 Janvier de chaque année.

Par pilotage, il faut comprendre la possibilité d'aborder, autant des choix de gestion que de pousser une discussion de gestion. Plus concretement lorsque l'on parle de pilotage de la masse salariale, il est présenté deux techniques :

La première, la budgétisation, qui étudie la taille du portefeuille des crédits attribué aux dépenses du personnel. La seconde opération est la gestion annuelle de la masse salariale. Cette gestion consiste à suivre sur l'année toutes les dépenses, et de les analyser.
Les tâches primordiales seront de comparer les réalisations aux prévisions.

Par définition les avantages en nature sont un bien ou un service distribué par l'employeur envers son salarié. Ce bien ou ce service peut être gratuit ou au contraire peut prétendre à la participation du salarié.

Selon l'arrété du 10 décembre 2002, les avantages en nature sont pris en compte dans les cotisations de sécurité sociale, et ce en rapport à leur valeur réelle.

Cependant, il existe plusieurs estimations forfaitaires, esimations qui rentrent en jeu lors de prestation sur la nourriture, le véhicule, le logement ainsi que les produits technologiques (téléphone, tablettes, PC).

L'ensemble des employés sont ciblés par cette appréciation financière. Appréciation qui d'ailleurs de prends plus en compte du montant du salaire.(1)

(1). Exception faites sur les logemens

Il s'agit d'une réduction sur les bas salaires, plus précisement une réduction des cotisations patronales de sécurité sociale. Cette dites réduction Fillon est calculée selon le montant de la rémunération versée pour chaque salarié. Elle concerne les assurances sociales, les accidents du travail ainsi que les allocations familliales.

Sa formule de calcul est très simple : réduction = rémunération brute mensuelle x coefficient (décroissant selon rémunération perçue)

Il est bon de noter que plus votre salaire est haut, moins la réduction que vous toucherez sera avantageuse. La réduction varie également selon la taille de l'entreprise et le temps de travail effectué par le salarié. Pour vous aider dans votre démarche, l'URSSAF propose une simulation de calcul de la réduction Fillon.

 De nos jours, les systèmes de paie sont plus qu'efficaces, même si le risque zéro n'existe pas. Cependant, Lors de leur formation paie, il est essentiel que les futurs gestionnaires de paie et responsables de paie perçoivent et décodent les moindres rouages, aussi précis soient-ils, qui forment le domaine de la paie. 

Pour prendre un exemple concret : ces derniers temps, les changements au niveau des charges sociales sont au coeur de l'actualité. Ce genre de sujets en vogue n'échappe généralement pas aux hordes de contrôles URSSAF et autres redressements. Afin de les guider dans leurs nombreuses missions, les gestionnaires paie et les responsables paie se doivent de connaître sur le bout des doigts les textes en vigueur et les techniques de calculs qui rentrent dans l'application de la paie.